Un balcone adibito a spazio di coworking potrebbe sembrare un’iniziativa volta a favorire la convivialità, ma in realtà funziona più come un’area di lavoro a cielo aperto dove, ogni giorno lavorativo, si scontrano computer portatili, caffè, videochiamate, percorsi dei dispositivi mobili, radiazioni ultraviolette, carichi del vento e spostamenti affrettati dei mobili.
Perché così tanti clienti continuano a descriverlo come il patio di un hotel?
La mia opinione schietta è che molti modelli di arredo per spazi di lavoro all’aperto siano concepiti al contrario. Il cliente parte dai prodotti – solitamente sedie e divani dall’aspetto accattivante – e solo in seguito progetta i casi d’uso per giustificarne l’acquisto. Una scelta oculata parte invece dalle dinamiche lavorative, dall’esposizione agli agenti atmosferici, dalla facilità di manutenzione e dal numero di ore effettive di utilizzo che la terrazza deve garantire.
La domanda è reale. Nel primo trimestre del 2024, 35,5 milioni di americani hanno lavorato da remoto almeno per una parte del tempo, pari al 22,9% della popolazione attiva, in aumento rispetto al 19,6% dell’anno precedente. Ancora più significativo è il fatto che il 52,11% dei telelavoratori abbia lavorato da remoto solo per alcune delle ore settimanali, a dimostrazione del fatto che il lavoro è diventato significativamente mobile, non più limitato al solo “ufficio” o alla “casa”.”
L’arredamento per gli spazi di lavoro all’aperto dovrebbe favorire tale movimento. Non dovrebbe limitarsi semplicemente a valorizzarlo.
Uno spazio di coworking all’aperto svolge quattro funzioni commerciali: attirare i membri, aumentare la capacità utile, favorire lo svolgimento di attività che non si adattano bene agli spazi chiusi e distinguere l’immobile residenziale dalla concorrenza più economica.
Sembra semplice. Ma non lo è.
Uno studio del 2024 condotto su 614 lavoratori negli Stati Uniti e in Canada ha rilevato che la temperatura, il rumore, l’arredamento delle postazioni di lavoro e l’aspetto degli ambienti erano indicatori affidabili delle prestazioni lavorative percepite. Anche l’accessibilità agli spazi esterni e ai servizi era indicativa del senso di connessione e dell’attività fisica.
Ma l’accesso all’esterno non equivale a un luogo di lavoro all’aperto. Una terrazza priva di ombra che non crei riflessi sugli schermi, di una connessione Wi-Fi sicura, di tavoli ad altezza adeguata, di prese di corrente e di posti a sedere comodi è semplicemente un’area relax. Definirla “coworking” non cambia la funzione dell’arredamento.
Definirei quindi il successo sulla base di cinque indicatori misurabili:
Una terrazza che può ospitare 40 persone, ma che finisce per diventare inutilizzabile dopo una leggera pioggia, a mezzogiorno o ogni volta che la carica delle batterie dei portatili scende al di sotto di 20%, non dispone di 40 postazioni di lavoro. Dispone invece di spazi pubblicitari e di marketing.
Inizia con i fatti.
La maggior parte delle terrazze dei coworking richiede cinque modalità distinte: lavoro privato al computer portatile, conversazione tra due persone, collaborazione in piccoli gruppi, brevi sessioni di lavoro e vero e proprio relax. Ciascuna di esse richiede una combinazione diversa di postura, privacy, altezza del tavolo, colore e tempo di permanenza.
Per un modello di pianificazione da 100 posti, inizierei con la seguente ripartizione e successivamente la adeguerei sulla base delle interviste agli utenti, dei dati sull’accessibilità, dei dati meteorologici e di un progetto pilota sul campo:
| Ambiente di lavoro | Quota iniziale | Esigenze in materia di arredamento | Sessione tipica | Avviso relativo all'acquisto |
|---|---|---|---|---|
| Enfasi privata | 30 posti | Sedia ergonomica, tavolo da 720 a 760 mm, colore a scelta | 45–180 minuti | Le poltrone non sono sedie da ufficio |
| Conferenza a due | 24 posti a sedere | Tavolino, sedie spostabili, separazione acustica moderata | 20–60 minuti | I tavolini delle caffetterie si rivelano troppo piccoli non appena compaiono due computer portatili |
| Collaborazione di gruppo | 20 posti | Tavolo da quattro a sei persone o sistema di sedute modulare | 30–120 minuti | Evitate i layout fissi che impediscono la riconfigurazione |
| Collaborazione informale | 16 posti | Divano, poltrone, superficie di lavoro disponibile | 20–90 minuti | I sedili profondi riducono la praticità d'uso dei computer portatili |
| Lavori di posa | 10 posti | Superficie del bancone, sgabelli, accesso alle prese di ricarica | 10 – mezz’ora | I seggioloni non devono diventare l’unica alternativa disponibile |
L'accessibilità deve essere integrata in tutti questi ambienti, senza essere relegata a un ruolo marginale. Alcuni utenti di ausili per la mobilità necessitano di postazioni all’altezza tradizionale di un tavolo; altri, invece, hanno bisogno di braccioli per alzarsi con l’aiuto, cuscini più rigidi, una minore riflessione della luce o un percorso molto più breve per raggiungere la porta.
E il recupero è importante.
A lettino a rete per l'acquisto di arredi da esterno Potrebbe essere del tutto appropriato in un’area di decompressione, ma proporlo come arredo da esterno ergonomico per l’ufficio è una mossa commerciale azzardata. La stessa identica distinzione vale per un lettino da esterno con base intrecciata: utile per riposarsi, ma non l'ideale per una sessione di 90 minuti al foglio di calcolo.
Un numero maggiore di SKU comporta un numero maggiore di problemi.
Una linea di arredi per aree di coworking ben definita potrebbe comprendere 12–18 SKU principali, due finiture per la struttura, tre colori di tessuto, una famiglia di bulloni e un numero limitato di dimensioni di imbottitura; questa struttura riduce la frammentazione dei ricambi, fornendo al contempo ai progettisti materiale sufficiente per realizzare spazi distinti.
Gli acquirenti hanno davvero bisogno di sette poltrone praticamente identiche?
Preferisco uno stile variegato, con un capo principale per ogni occasione lavorativa e un numero limitato di capi di supporto. A poltrona da salotto imbottita con design a corda, per acquisti all’ingrosso può riguardare la lettura in autonomia e la conversazione informale, mentre un divano componibile da esterno con struttura tubolare, per acquisti all'ingrosso può fungere da punto di riferimento per contesti di gruppo modulari.
Questa combinazione ha senso, dato che i prodotti svolgono funzioni diverse. Includere altre 3 modelli di poltrona solo per riempire una pagina del catalogo immobilizza le scorte e complica gli ordini di rifornimento.
Un array ben strutturato dovrebbe avere le seguenti caratteristiche:
Gli elementi meno appariscenti sono molto importanti. A sei anni dall'installazione, l'acquirente sarà molto più interessato a procurarsi una scivolo di ricambio che a ricordare il nome poetico con cui la collezione è stata lanciata.
“L'espressione ”resistente alle intemperie” non significa praticamente nulla se non è accompagnata da una metodologia di prova, una classe di esposizione, un periodo di prova e un criterio di superamento.
Per i telai in acciaio, verificare se le specifiche richiedono alluminio 6063-T5 o 6061-T6, acciaio inossidabile AISI 304 o acciaio inossidabile AISI 316. Nelle zone costiere, gli ioni cloruro (Cl⁻) presenti nell’aria possono mettere in evidenza i punti deboli di elementi di fissaggio di bassa qualità e di rivestimenti mal preparati. Una struttura di alta qualità abbinata a viti economiche rappresenta comunque una soluzione di montaggio conveniente.
Per quanto riguarda i tessuti, sono necessarie prove relative all’esposizione diretta ai raggi UV, alla solidità del colore, alla resistenza delle giunture, all’assorbimento d’acqua, alle proprietà di asciugatura, alla resistenza alla muffa e alla compatibilità con i prodotti chimici per la pulizia. L’acrilico e l’olefina tinti nella massa possono dare buoni risultati, ma i nomi delle fibre da soli non bastano a dimostrare l’efficienza del tessuto.
Per sedie e tavoli, le norme EN 581-1, EN 581-2 ed EN 581-3 forniscono utili indicazioni in materia di sicurezza e prestazioni meccaniche dell’arredamento da esterno. La norma ANSI/BIFMA X5.1 può indicare la resistenza delle sedie da ufficio, sebbene il superamento di un test su sedie da ufficio per uso interno non garantisca la resistenza alla pioggia, all’esposizione diretta ai raggi ultravioletti, alla corrosione o ai cicli di gelo-disgelo.
Cheap smette di funzionare per due volte.
Nel settembre 2023, la Commissione statunitense per la sicurezza dei prodotti di consumo (CPSC) ha disposto il richiamo di circa 11.000 set da bistrot pieghevoli dei marchi Panama Jack e Residence & Garden a seguito di 7 segnalazioni relative alla rottura o al crollo delle strutture, che hanno causato quattro lesioni lievi; i set erano stati venduti a un prezzo compreso tra $150 e $200. Un altro richiamo, avvenuto nel dicembre 2023, ha riguardato circa 29.000 sedie da ristorante in legno e corda a causa di un ulteriore rischio di crollo.
Si trattava di articoli destinati ai clienti, ma la lezione in materia di approvvigionamento è di natura commerciale: la valutazione estetica non equivale alla convalida strutturale. I protocolli di collaudo devono essere correlati al progetto preventivato, al centro di produzione, ai materiali e all’edificio e alla costruzione attuali – non a una certificazione generica che riporta un altro codice prodotto.
Una sedia non può eliminare il riverbero.
L'ergonomia dell'arredamento esterno dell'ambiente di lavoro dipende dal contesto nel suo complesso: la geometria della seduta, l'altezza del tavolo, l'angolo di inclinazione, la temperatura, l'esposizione allo schermo, i problemi acustici, l'area di alimentazione, la varietà di posizioni e la possibilità di spostarsi all'interno dell'abitazione quando le condizioni peggiorano.
Lo studio pilota del 2023 intitolato “Exterior Workplace” ha funzionato proprio perché era di portata limitata e incompleto. Sedici partecipanti hanno lavorato all’aperto per mezz’ora nel cortile di un’università dotato di Wi-Fi, cavi elettrici, un riscaldatore a infrarossi e una sedia appositamente progettata; i partecipanti hanno riferito esperienze positive, ma gli scienziati non hanno affermato che un test di così breve durata dimostrasse un aumento generale della produttività.
Questa cautela è importante. Spesso i fornitori trasformano l’affermazione “le persone si sentono bene dopo mezz’ora all’aperto” in “il lavoro all’aperto migliora l’efficienza”. I dati disponibili non confermano una tesi commerciale così semplicistica.
Prova invece l'intervallo suggerito con attività reali:
Prestare attenzione alla posizione delle mani e delle spalle. Se gli utenti tengono in mano gli schermi per evitare l’affaticamento degli occhi, appoggiano i portatili sui cuscini, si sporgono in avanti senza un appoggio per la schiena o occupano i tavoli da pranzo perché quelli da salotto sono troppo bassi, significa che la progettazione non è all’altezza.
Le condizioni meteorologiche sono operative.
Le analisi delle condizioni meteorologiche effettuate dalle autorità non tengono conto dell’ombra, mentre la luce solare diretta può aumentare l’indice di calore percepito fino a 13,5 °F, ovvero 7,5 °C; le superfici dei tetti e gli ostacoli al flusso d’aria possono aggravare i problemi a livello locale; per questo motivo l’OSHA raccomanda metodi di valutazione in loco, come la temperatura del bulbo umido, nei casi in cui l’esposizione al calore sia rilevante.
Quindi, specificate un colore variabile in base all’ora del giorno, non solo in base alla protezione vista in pianta a mezzogiorno. Effettuate uno studio della terrazza alle 09:00, alle 12:00 e alle 16:00 durante i mesi di maggiore affluenza. Una tenda da sole che ripari il tavolo ma lasci il lavoratore e il computer portatile esposti alla luce diretta del sole è solo un elemento decorativo.
Anche il vento richiede la stessa sincerità. Non accontentatevi della solita dichiarazione di un distributore secondo cui il sistema è “resistente al vento”. Richiedete i dati verificati relativi alla configurazione, al peso di zavorramento, al posizionamento della copertura, alla velocità del vento, alla tecnica di ancoraggio e alla procedura di spegnimento; successivamente, chiedete al team di costruzione di confrontare tali dati con le effettive condizioni del tetto.
L'alimentazione elettrica deve essere realizzata a regola d'arte. A seconda dell'esposizione e della normativa vigente, le prese potrebbero richiedere protezione IP54 o IP65, protezione contro i guasti da dispersione, coperture resistenti alle intemperie e cavi schermati. I cavi di prolunga allentati che attraversano i percorsi di circolazione del sangue non sono una soluzione adeguata per le aree di lavoro all'aperto.
Il rumore subisce ulteriori variazioni all’esterno. Le facciate riflettono il suono delle voci, le apparecchiature meccaniche generano un rumore costante a bassa frequenza e una videochiamata può propagarsi più lontano del previsto. Prima di ricorrere a soluzioni innovative per l’isolamento acustico dei telefoni, è consigliabile utilizzare fioriere, pannelli fonoassorbenti adatti all’uso esterno, spaziare adeguatamente gli apparecchi e definire zone comportamentali.
Azioni da intraprendere prima dell'acquisto.
Le linee guida statunitensi in materia di accessibilità specificano una larghezza libera continua minima di 36 pollici per i percorsi accessibili, con riduzioni consentite solo in casi limitati a 32 pollici, mentre condizioni particolari richiedono larghezze libere di 42, 48 o 60 pollici. Le superfici devono rimanere solide, stabili e antiscivolo.
Le normative locali possono variare, pertanto l’architetto del progetto o lo specialista in accessibilità devono verificare i requisiti vigenti. Tuttavia, questi dati spiegano perché non sia possibile autorizzare una progettazione d’arredo basata esclusivamente su singoli prodotti.
Le sedie mobili si spostano. Compaiono le borse. I moduli del divano si insinuano proprio nei percorsi. Le fioriere diventano divisori non ufficiali. Un’illustrazione flessibile può trasformarsi in un balcone irraggiungibile già all’ora di pranzo, a meno che la disposizione operativa non preveda il movimento.
Definire le poltrone con e senza braccioli, i tavoli che garantiscano uno spazio ideale per le ginocchia, sedute rigide, elementi mobili facili da spostare, superfici di calpestio stabili e spazio per girarsi nei punti di fine corridoio. Quindi verificare la disposizione della terrazza quando è occupata, non alle 06:00 prima che arrivino i soci.
Lo spazio di stoccaggio è costituito da strutture.
Cuscini, fodere, ombrelloni, dispositivi di ricarica portatili, kit di pulizia, pattini di ricambio, imbracature di ricambio e attrezzature stagionali richiedono uno spazio asciutto e controllato vicino alla terrazza. In assenza di tale spazio, il personale è costretto a lasciare gli oggetti all’aperto oppure a trasportarli insieme alla struttura, e entrambe le soluzioni comportano un aumento dei costi di manodopera.
A Capanno da giardino con tetto a due falde per acquisto all’ingrosso può supportare la strategia operativa se i carichi sul tetto, gli ancoraggi antivento, le norme antincendio, il drenaggio, l’accessibilità e i requisiti estetici lo consentono. La specifica fondamentale non è semplicemente la capacità volumetrica, ma la capacità utile una volta considerati gli spazi occupati dalle scaffalature, lo spazio libero per le porte, la ventilazione e lo spazio necessario per la movimentazione in sicurezza.
Prima di approvare l’ordine, mi assicurerei sicuramente di assegnare a ogni articolo mobile una posizione di stoccaggio. Se la strategia non riesce a far fronte a una situazione in cui alle 17:00 ci sono 40 cuscini bagnati, significa che il progetto non ha risolto il problema dell’esposizione alle condizioni meteorologiche.
Il costo del dispositivo induce in errore.
Prendiamo in considerazione un esempio concreto: una sedia da $450 con una durata di 3 anni costa $150 per anno di servizio prima della manutenzione, mentre una sedia da $700 con una durata di sette anni costa $100 per anno di servizio. Se la sedia più economica richiede anche un cuscino di ricambio da $90 e una manodopera ancora più frequente, il risparmio iniziale svanisce rapidamente.
Usa questa formula:
Costo per ora-postazione funzionale = costo complessivo del ciclo di vita ÷ ore-postazione occupate in modo produttivo
Il costo del ciclo di vita completo deve includere il costo di acquisto, i prodotti, gli obblighi, l’installazione, le coperture, la manodopera per la pulizia, lo spazio di stoccaggio, i tessuti di ricambio, i pezzi di ricambio, i fissaggi, la gestione stagionale e lo smaltimento. Le ore di utilizzo effettivo dei posti a sedere devono escludere le chiusure per pioggia, i periodi di caldo estremo, i tempi di inattività dovuti alla manutenzione e i posti a sedere che i partecipanti evitano di utilizzare.
Richiesta di preventivo ai fornitori:
E conservate i campioni. Un campione dorato firmato, un frammento di superficie approvato, un campione di tessuto e una bolla di consegna datata offrono ai gruppi di acquisto elementi concreti da verificare nel caso in cui le consegne successive non siano conformi.
L’arredamento da ufficio per esterni è una collezione di qualità commerciale composta da scrivanie, sedie operative, tavoli da riunione, elementi per le aree relax, soluzioni per l’ombreggiatura, accessori elettrici e sistemi di archiviazione, progettata per favorire il lavoro concentrato o collaborativo, pur resistendo all’esposizione ai raggi UV, all’umidità, agli sbalzi di temperatura, al vento, ai prodotti chimici per la pulizia e all’uso pubblico costante.
A differenza dei normali arredi da esterno, deve coniugare il comfort sul posto di lavoro con la robustezza necessaria per l’uso all’aperto. Le migliori linee garantiscono inoltre la possibilità di riparazioni, sostituzione dei componenti, formati facilmente accessibili e ordini ripetuti in diverse aree di coworking.
L’arredamento più efficace per gli spazi di coworking all’aperto è quello di tipo contract, riparabile, ergonomicamente affidabile e adatto alle condizioni ambientali del luogo: tavoli da lavoro stabili, sedie confortevoli, postazioni modulari per la collaborazione, prese elettriche protette, colori personalizzabili e contenitori chiudibili a chiave, il tutto supportato da rapporti di collaudo, disponibilità di pezzi di ricambio, istruzioni per la pulizia e una garanzia commerciale scritta.
Non esiste un prodotto universalmente valido. Un cortile urbano riparato, la terrazza di una piscina clorata e un tetto esposto alla salsedine impongono esigenze estremamente diverse in termini di rivestimenti, tessuti, elementi di fissaggio, zavorra e manutenzione.
Per progettare un'area di lavoro all'aperto, suddividere le abitudini previste in zone, quantificare i posti a sedere e i flussi di traffico, mappare l'esposizione alla luce solare, il vento, il drenaggio, il rumore, la copertura Wi-Fi e l'alimentazione elettrica, quindi specificare l'arredamento in base ai requisiti di esposizione diretta e di accessibilità prima di testare i prodotti a grandezza naturale e condurre una fase pilota della durata di quattro-otto settimane con registri di utilizzo e manutenzione.
Registrare l’occupazione per ora e per modalità di lavoro. Le interviste ai partecipanti sono utili, ma le azioni osservate – spostare sedie, abbandonare tavoli illuminati, cercare prese elettriche – di solito mettono in luce i difetti di progettazione più rapidamente rispetto ai questionari di soddisfazione.
I mobili da giardino per uso residenziale non sono in genere adatti a una terrazza di coworking, poiché la loro garanzia, i test di carico, il sistema di parti sostituibili, il design funzionale, la stabilità, il tempo di asciugatura e la resistenza alla pulizia potrebbero non essere adeguati a un uso industriale ripetitivo, anche se il prodotto sembra resistente ed è commercializzato come resistente alle intemperie o ideale per ambienti sia interni che esterni.
Se si sta ancora valutando l’acquisto di un prodotto per uso domestico, è opportuno ottenere una conferma scritta che l’applicazione industriale prevista sia coperta dalla garanzia. Un opuscolo di vendita ambiguo non costituisce una copertura ai fini della garanzia.
I costi relativi all’arredamento per gli spazi di lavoro all’aperto dovrebbero essere calcolati in base al costo totale per ora di utilizzo di ogni posto a sedere, una fase del ciclo di vita che integra il costo di acquisto, i prodotti, l’installazione, le coperture, la manodopera per la pulizia, lo spazio di stoccaggio stagionale, i cuscini di ricambio, i componenti di ricambio, gli interventi di riparazione, gli anni di servizio previsti e il numero effettivo di ore, compatibilmente con le condizioni meteorologiche, in cui gli utenti possono utilizzare con successo ciascun posto a sedere.
Questa tecnica mette in luce i falsi risparmi. Inoltre, offre ai conducenti una base equa per confrontare gli articoli di alta gamma con arredi più economici che potrebbero richiedere una sostituzione anticipata o una maggiore attenzione da parte del personale.
Negate di certo quella foto.
Effettuare un rapido sopralluogo delle postazioni di lavoro, esaminare le attrezzature con laptop reali, valutare l’esposizione ambientale, proteggere i percorsi di accesso, verificare la documentazione relativa ai prodotti e calcolare il costo operativo complessivo. Successivamente, ridurre l’assortimento fino a quando ogni SKU avrà uno scopo ben definito.
Se avete in programma di realizzare una linea di terrazze per spazi di coworking in più sedi, richiedete campioni dei prodotti, i rapporti delle prove di laboratorio, i tempi di consegna, i prezzi dei pezzi di ricambio e un preventivo complessivo basato sui quantitativi previsti. Il fornitore ideale dovrebbe essere in grado di spiegare come ogni articolo funziona, resiste alle condizioni climatiche, viene spedito, installato e riparato – non solo come appare il giorno del lancio.
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